• 【このコラムでわかること】
• クリニックの会計ミスが起きやすいポイント
• クリニックの会計ミスを防ぐ解決策
• クリニック向け自動釣銭機の選び方のポイント

クリニックで会計ミスが起こると、確認や再計算に時間がとられ、患者様をお待たせしてしまいます。
場合によっては、たった一度の会計ミスでも大きな損失をもたらすため、可能な限り回避したいところです。

そこで本記事では、クリニックの会計ミスが起きやすいポイントや、会計ミスを防ぐ解決策を紹介します。
ヒューマンエラーを減らして業務を効率化したいクリニックのご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

クリニックの会計ミスが起きやすいポイント

クリニックの会計ミスを防ぐには、初めにミスが起こるパターンを知っておかなければなりません。
事前に把握しておきたい、会計ミスが起きやすいポイントをいくつか紹介します。

レセコンの入力間違い

クリニックの会計ミスのなかでも、レセコンの入力間違いは頻繁に起こります。
注意していたとしても、ヒューマンエラーのすべてを防ぐことは困難です。

レセプトの内容に誤りがあれば、審査する側から医療機関に差し戻されるため、適切な対策を講じましょう。

下記の記事で、レセコンについて解説しています。あわせて参考にしてください。
▶参考記事：レセコンの使い方とは？メリット・デメリットも紹介

お釣りの渡し間違い

単純なミスですが、お釣りの渡し間違いにも気をつけましょう。

患者様に渡すお釣りに、実際の金額から過不足があれば、あとでレジの金額が合わなくなる要因となります。
特にクリニックが混雑しているときは、スタッフの焦りから、渡し間違いが生じる可能性があります。

金額の見間違い

会計時にレセプトの数字を見間違えて、患者様に誤った金額を請求してしまう場合も考えられます。

すぐにミスに気づけば、その場で謝罪して、金額を訂正すれば問題ありません。
しかし、患者様の支払いが済んでしまうと、データ上の金額は正しく計上されているため、ミスの発覚および修正が難しくなります。

両替・返金・追徴時の数え間違い

数え間違いが起こりうる両替も、注意が必要なタイミングの一つです。
また、両替ほど機会は多くありませんが、返金や追徴時も同様です。

通常の会計のやり取り以上に、枚数の多い小銭を扱うため、慌てずに丁寧な作業を心がけましょう。

雑費・雑益の差し引き間違い

雑費・雑益を差し引きする際も、会計ミスが起こる可能性があります。
クリニックによっては、少額の費用や一時的に発生した費用を「雑費」、いずれの勘定科目にも当てはまらない収益を「雑益」として処理します。

最終的に雑費や雑益を差し引きして売り上げを出す際、計算を誤らないように注意しなければなりません。

クリニックの会計ミスを防ぐ解決策

そもそも会計ミスを起こさないためには、どのような取り組みが必要なのでしょうか。
ここからは、クリニックの会計ミスを防ぐ、具体的な解決策を紹介します。

お釣りを患者様と確認する

会計で現金を扱っているのであれば、お釣りを患者様と一緒に確認するようにしましょう。

業務に慣れると、お釣りを数える際に「早く済ませよう」という意識がはたらき、小銭や紙幣の種類を間違えるなどのミスを誘発してしまいます。
一回ごとの会計を丁寧に行うことで、慣れによる気のゆるみからくる会計ミスを減少させられるはずです。

現金の流れを記録しておく

頻繁に会計ミスが発生する場合は、会計ソフトや表計算ソフトを用いて、現金の流れを記録しておくのも効果的です。
売上金や発生した費用など、普段から現金の流れを記録しておけば、ミスが起こる原因を特定しやすくなります。

ただし、記録自体も人の手を介する作業なので、正しく記録が行われているかどうかも、定期的に見直さなければなりません。

自動釣銭機を導入する

自動釣銭機の導入もまた、会計ミスを解決する有効な手段です。

自動釣銭機に紙幣や硬貨を投入すれば、自動で計算が行われて、お釣りが出てきます。
人為的な会計ミスが大幅に削減され、業務の効率化につながります。

下記の記事で、自動釣銭機のメリット・デメリットについて解説しています。あわせて参考にしてください。▶参考記事：自動釣銭機とは？メリット・デメリットや機器の選び方を紹介

クリニック向け自動釣銭機の選び方のポイント

会計ミスの防止や業務の効率化に役立つ自動釣銭機ですが、導入する際にどのような種類を選べばよいのか、お悩みのご担当者様がいらっしゃるかもしれません。
自動釣銭機には、さまざまな製品があるため、クリニックに合った種類を導入できるように、あらかじめ選び方のポイントを確認しておきましょう。

院内に設置できるサイズ感か

自動釣銭機のサイズは製品ごとに異なるため、あらかじめ、設置したいスペースの横幅や奥行き、高さなどを測っておきましょう。

十分なスペースを確保できなければ、当然自動釣銭機を設置することはできません。
カウンターが狭いクリニックも多いので、受付や会計業務の妨げとならないよう、邪魔にならない大きさの製品を選ぶのが大切です。

操作しやすいか

クリニックに導入する自動釣銭機を選ぶ際は、操作性も確認しておきましょう。
操作性が悪い自動釣銭機を導入して、スタッフがうまく扱えなければ、業務の効率が落ちてしまいます。

自動釣銭機の種類によっては、電子カルテやレセコンと連動していたり、POSレジと連携できたりと、さまざまな機能が備わっています。
クリニックが抱える問題の解決に必要な機能を確認しつつ、製品情報に目を通して、表示画面のわかりやすさや、操作工数などもチェックしたいところです。

会計ミスを減らして業務を効率化しよう

いかがでしたでしょうか。

クリニックにおける会計ミスは、患者様とのトラブルや業務の停滞につながりかねない、大きな課題です。
会計ミスを減らすためには、普段からスタッフ一人ひとりが、丁寧な業務を心がける必要があります。

しかし、どれほど注意していたとしても、人の手を介する以上、会計ミスを完全になくすのは至難の業です。
そのような状況を打開したいとお考えの場合は、お釣りを計算する手間が省ける、自動釣銭機の導入を検討してみましょう。

セルフレジを導入する際の自動釣銭機なら「Pay Cube」をご検討ください。
クリニックの業務効率化を目指しているご担当者様は、お気軽にご相談お待ちしております。